ИИ для характеристики: как написать на сотрудника или ученика

ИИ для характеристики — это нейросеть, которая помогает составить характеристику на сотрудника, ученика или для награждения по вашим заметкам. Самое трудное в таком документе - подобрать официальные, но живые слова, и здесь нейросеть экономит больше всего времени. Статья для руководителей, кадровиков, учителей и классных руководителей. Покажем пошагово, что написать и какие данные в чат не вводить.

Чем ИИ для характеристики помогает и какие бывают характеристики

Характеристика — официальный отзыв о человеке: где и как он работал или учился, чего добился, какие у него качества. Чаще всего встречаются такие виды:

• с места работы - для нового работодателя, суда, военкомата, банка;
• на ученика - для перехода в другую школу, комиссии, кружка или конкурса;
• для награждения - к почетной грамоте, званию, премии;
• на студента-практиканта - отзыв руководителя практики.

Нейросеть хорошо справляется с языком: убирает повторы, выстраивает логичный порядок, подбирает формулировки. Но она ничего не знает о человеке. Все факты дает тот, кто подписывает документ.

Что подготовить перед запросом

Пять минут подготовки сэкономят полчаса переделок. Запишите коротко, своими словами:

• для чего и куда нужна характеристика;
• должность и стаж или класс и сколько лет вы знаете ученика;
• основные обязанности или учебные успехи;
• 2-3 конкретных достижения: проект, конкурс, наставничество;
• черты характера с примером: «ответственная - ни разу не сорвала сдачу отчета»;
• что-то, над чем человеку стоит поработать, если характеристика должна быть объективной.

Как написать характеристику нейросетью: пошагово

1. Откройте бесплатную нейросеть. Например, Алису AI на сайте alice.yandex.ru или GigaChat. Войдите в аккаунт, чтобы сохранить переписку.
2. Напишите, кто вы и что нужно. «Я руководитель отдела. Помоги составить характеристику на сотрудника для нового места работы».
3. Вставьте свои заметки. Без фамилии и личных данных, вместо имени - «сотрудница» или «ученик».
4. Задайте объем и стиль. «Официально-деловой стиль, 1500-2000 знаков, без превосходных степеней».
5. Прочитайте черновик. Отметьте, что не соответствует правде или звучит чужим голосом.
6. Попросите поправить. «Убери фразу про лидерские качества, добавь про наставничество новичков».
7. Перенесите текст в документ. Впишите фамилию, имя, даты, реквизиты организации, должность и подпись.

Если нейросеть выдала слишком хвалебный текст, напишите: «Сделай тон сдержанным и объективным, как в настоящей служебной характеристике». Если вышло сухо: «Добавь один конкретный пример к каждой черте характера».

Примеры запросов для разных случаев

Общие правила понятных просьб собраны в статье как писать промпты для нейросети.

ИИ для учителя: характеристика на ученика

Учителю приходится писать много характеристик за раз: на весь класс, для комиссий, для портфолио. Нейросеть помогает сохранить индивидуальность каждого текста, если в заметках есть отличия: интересы, сильные стороны, поведение.

Несколько советов:

• описывайте поступки, а не ярлыки: не «ленивый», а «не всегда выполняет домашние задания»;
• начинайте с сильных сторон, затем то, что стоит развивать;
• сведения о здоровье и семье в чат не пишите, при необходимости добавьте их в документ сами;
• попросите в конце: «проверь, нет ли в тексте обидных для ребенка или родителей формулировок».

Больше идей, как нейросеть помогает в школьной работе, собрано в статье нейросети для учителей.

ИИ для документов: что нельзя вводить в чат

Переписка с нейросетью хранится на серверах сервиса. Поэтому для черновика характеристики не нужны:

• фамилия вместе с датой рождения;
• паспортные данные, СНИЛС, адрес;
• сведения о здоровье, инвалидности, семейных обстоятельствах;
• данные о взысканиях с номерами приказов.

Подробнее о безопасной работе в статье безопасно ли пользоваться нейросетью и что ей нельзя рассказывать. А как оформить готовый текст в Word с шапкой и подписью, показано в материале нейросеть для документов Word.

Что делать, если характеристика не получилась

• Текст вышел слишком общим. Добавьте в заметки два-три конкретных случая: какой проект, какой конкурс, что именно человек сделал. Попросите: «опирайся только на мои факты, общих фраз не добавляй».
• Нейросеть выдумала достижения. Так бывает, когда фактов мало. Напишите: «убери все, чего нет в моих заметках», и перечитайте снова.
• Слишком длинно. Попросите уложиться в одну страницу или в 1500 знаков. Для награждения обычно хватает полстраницы.
• Не тот стиль. Покажите образец: вставьте обезличенную характеристику, которую ваша организация уже писала, и попросите «в таком же стиле и порядке».
• Нейросеть отказывается отвечать. Иногда ее смущают слова о здоровье или конфликтах. Перепишите просьбу нейтрально и уберите личные подробности.

Перед подписью полезно прогнать текст через проверку грамотности. Как это сделать, показано в статье как проверить текст на ошибки с помощью нейросети.

Обычный порядок готовой характеристики такой: шапка с названием документа и данными человека, где и с какого времени он работает или учится, обязанности или успехи, достижения, личные качества, для чего выдана характеристика, подпись и дата. Если нейросеть перепутала порядок, попросите выстроить текст именно так.

Что дальше

Если вам легко даются официальные тексты, это умение ценится и в удаленной работе: помощники руководителей, кадровые ассистенты и редакторы пишут такие документы каждый день. С чего начать, рассказывает статья профессии на удаленке для начинающих.

Частые вопросы